Privacy verklaring

Dit is het privacybeleid van Smart Flex B.V. gevestigd aan de Kasteelweg 51, 3077 BN, Rotterdam (Smart Flex). Smart Flex is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Jouw privacy is uiteraard heel belangrijk voor ons, vandaar dat wij onderstaand beschrijven hoe we je persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken. Ook leggen we uit hoe wij hierbij voldoen aan de wettelijke verplichting tegenover jou.

In dit Privacy Statement leggen we uit wat we met je persoonsgegevens doen. Om het makkelijk te houden hebben wij dit opgedeeld in categorieën: kandidaat, opdrachtgever, referent en leverancier. Zo weet je precies wat voor jou van toepassing is!

Belangrijk om te melden is dat het mogelijk is dat we dit Privacy Statement van tijd tot tijd wijzigen: we willen natuurlijk altijd up-to-date zijn met nieuwe wet- en regelgeving. Mogelijke veranderingen posten we op deze pagina en indien je niet tevreden bent is het uiteraard mogelijk dat je wettelijke rechten hebt om een klacht in te dienen. In dit Privacy Statement is ook beschreven hoe je dit kan doen.

Ben je al bekend bij ons in het systeem, dan ontvang je jaarlijks van ons een mail met het verzoek om jouw gegevens te mogen bewaren. Voor alle nieuwkomers geldt dat we altijd jouw goedkeuring zullen vragen om je te behouden in onze database.

Kandidaatgegevens:
Om voor jou de beste match te vinden met een opdrachtgever is het nodig dat we bepaalde gegevens over je verzamelen, anders weten wij natuurlijk niet of de betreffende baan wel iets is wat jij zoekt. We verwerken hierdoor persoonsgegevens zoals je naam, contactgegevens, details over je opleiding, arbeidsverleden, eventueel een immigratiestatus en (indien toegestaan) je BSN-nummer. Uiteraard kan je er zelf voor kiezen om nog meer relevante informatie met ons te delen.

Wat zijn persoonsgegevens:
Persoonsgegevens zijn alle informatie over een “geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon”. Dit betekent dat dit informatie is waaruit blijkt dat dit om jou als persoon gaat. Dit zijn bijvoorbeeld contactgegevens, je CV en je online identificator. Smart Flex verwerkt in principe geen bijzondere persoonsgegevens, behalve als dit noodzakelijk is en we hiervoor een wettelijke grondslag hebben. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat je voor hele specifieke functies een medische keuring zou moeten doen.

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens kandidaten:
Direct van jouzelf: om een eventuele passende uitdaging voor je te vinden heeft Smart Flex bepaalde informatie over je nodig. Er zijn verschillende manieren waarop je informatie met ons kunt delen. Welke manier jij kiest hangt af van wat het beste bij je past, dit zou kunnen zijn:

Het achterlaten van je gegevens op Smart Flex via smart-flex.nl middels het sollicitatieformulier;
Het mailen van je CV aan een Smart Flex consultant;
Het solliciteren via een jobboard, die u vervolgens doorstuurt naar de website van Smart Flex
Als jij een referent hebt opgegeven dan kunnen wij ook extra persoonsgegevens ontvangen.

Hoe gebruiken we jouw gegevens?
De belangrijkste reden voor het gebruiken van persoonsgegevens is om je te helpen bij het vinden van werk of andere functies die bij jou zouden kunnen passen. Hoe meer informatie we over jou, je vaardigheden en je ambities hebben, hoe beter we onze diensten op jou af kunnen stemmen.

Wij denken dat het redelijk is om te verwachten dat wanneer je op zoek bent naar werk of professionele informatie uit je CV op een vacaturesite of professioneel netwerk hebt geplaatst, je ermee akkoord gaat dat we jouw gegevens verzamelen en gebruiken om je recruitmentdiensten aan te bieden of te leveren. We delen je CV niet met opdrachtgevers voordat wij jouw toestemming hiervoor hebben. In het sollicitatieproces is het mogelijk dat je nieuwe potentiele werkgever informatie die jij ons hebt gegeven wil controleren: zoals referenties, kwalificaties en criminele veroordelingen, zolang dit uiteraard in overeenstemming met de wet is.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?
Waar gepast en in overeenstemming met de wet is het mogelijk dat wij persoonsgegevens, op verschillende gronden, delen met de volgende categorieën personen:

Individuen en organisaties die informatie over uw referentie of sollicitatie hebben zoals: voormalige, huidige of beoogde werkgevers, opleiders en exameninstituten;
Derden zoals uitbestede IT-providers en salarisverwerkers met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben. Dit betekent dat wij gezamenlijk afspraken hebben gemaakt om de privacy van jouw persoonsgegevens te waarborgen;
Potentiele werkgevers om je kansen op werk te vergroten

Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?
Wij doen ons uiterste best om alle stappen te nemen om de persoonsgegevens die wij bezitten te beschermen tegen misbruik, verlies of ongeautoriseerde toegang. Hiervoor hebben wij technische- en organisatorische maatregelen getroffen. Hier vallen ook maatregelen onder om met verdenkingen van data-inbreuk om te gaan. Ook hebben wij een intern protocol om de privacy van persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen.

Bewaartermijnen:
Wij zullen je persoonsgegevens uit ons systeem verwijderen indien jij ons geen toestemming geeft om de gegevens te bewaren. Als je ons toestemming geeft bewaren wij jouw gegevens een jaar en indien relevant vragen wij hierna weer om toestemming.

Jouw rechten:
Als je het niet eens bent met onze verwerking van persoonsgegevens heb je diverse rechten, welke onderstaand zullen worden uitgelegd. Wij doen ons uiterste best om mee te denken en zullen dit doen in overeenstemming met wetgeving. Het is mogelijk dat wij een verslag van onze communicatie met jou bewaren om mogelijke problemen op te lossen.

Recht op het intrekken van toestemming:
Wanneer wij jouw toestemming hebben om jouw persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde activiteiten (bijvoorbeeld om je geschiktheid voor bepaalde functies te toetsen), heb je het recht om op ieder moment je toestemming in te trekken. Dit kan je doen door een mail te sturen naar info@smart-flex.nl

Verzoek tot toegang gegevens:
Je hebt op elk moment het recht ons te vragen/bevestigen welke gegevens wij van jou hebben en je kunt ons vragen deze informatie aan te passen, bij te werken of te verwijderen. In dit geval kunnen wij aan jouw verzoek voldoen, of in aanvulling hierop zouden wij aan je kunnen vragen om je identiteit te verifieren of om meer informatie over je verzoek te vragen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens:
Indien je dit zou willen, heb je het recht om jouw data van ons aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Wij zullen je hierbij helpen door je gegevens aan te leveren in een veel gebruik machinaal leesbaar formaat.

Recht op rectificatie:
Je hebt het recht om ons te verzoeken foute of onvolledige persoonsgegeven die wij van jou hebben te verbeteren. Als wij deze persoonsgegevens met derden hebben gedeeld, zullen wij hun op de hoogte stellen van de verandering, tenzij dit onmogelijk is of disproportionele inspanning zou vergen. Als wij het niet redelijk vinden om aan je verzoek te voldoen zullen wij de redenen aan je uitleggen.

Overzicht doelen van verwerkingen en te verwerken persoonsgegevens:

Bij gebruik van onze website:

Reactie op vacatures: voornaam, achternaam, emailadres, adres en CV;
Jobalerts: e-mailadres en zoekcriteria voor de gewenste vacature;
Verbetering dienstverlening: ingestemde cookies- en soortgelijke technische gegevens zoals beschreven in de cookie policy;

Via onze recruitmentactiviteiten:

Om op verzoek van betrokkenen CV’S of professionele Sociale Media profielen te beoordelen: hiervoor gebruiken wij een CV en het Social Media profiel;
Het zoeken en benaderen van kandidaten op initiatief van Smart Flex: contactgegevens, link naar Social Media profiel en berichten die naar Smart Flex worden verzonden.

Via social media:

Om betrokkenen in staat te stellen online te reageren op onze vacatures: contactgegevens en reacties van betrokkenen;
Reactie van Smart Flex op betrokkenen: contactgegevens en vacature/reacties van betrokkenen

Deze persoonsgegevens worden hiervoor verwerkt:

In de basis bewaren we jouw CV met NAW gegevens. Een email adres en mobiel nummer. Pas na een uitgebreid interview worden onderstaande gegevens genoteerd.

Persoonlijke gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit
Contactgegevens: woonadres, e-mailadres, telefoonnummer
Opleidingen en vaardigheden: opleidingen, trainingen, diploma’s, certificaten, expertise, taalvaardigheid
Werkhistorie: vorige en huidige werkgevers, functies en ervaring
Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief, vacature, gewenst aantal uren, vervoersvoorkeuren, bezit van een rijbewijs
Extra persoonsgegevens die betrokkenen verstrekken zoals een foto
Notities van Smart Flex medewerkers
Beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid: opleiding, ervaring, functie- en budget gerelateerde criteria
Selectie van kandidaten: opleiding, ervaring, vaardigheden, referenties, functie- en budget gerelateerde criteria
Digitaal dossier: CV’s en overige documenten zoals diploma’s, certificaten, uitslagen eventuele geschiktheidstesten, (sollicitatie)gespreksaantekeningen, notities en voortgangsrapportage van sollicitaties/bemiddelingen

Onze rechtsgrond voor het verwerken van jouw gegevens:
Voor het matchen van talent aan potentiele werkgevers gebruiken wij de grondslagen uit de wet: “Gerechtvaardigde belangen en toestemming.” Ben je bij ons in dienst (geweest) dan gebruiken wij de grondslagen “Wettelijke Verplichting” en “Uitvoering overeenkomst.”

Iets nog niet helemaal duidelijk voor je? We helpen je graag! Voor vragen naar aanleiding van dit privacy statement kan je altijd contact opnemen met onze Data Protection Officer

010-2126285 óf via
info@smart-flex.nl

Smart Flex
Kasteelweg 51
3077 BN Rotterdam
010-2126285

Ben je het ergens niet mee eens?

Ben je het ergens niet helemaal over eens, dan horen dit graag van jouzelf. Buiten het feit dat we dit erg betreuren heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

De Autoriteit persoonsgegevens. U kunt op de verschillende manieren contact opnemen:
Telefonisch: (+31)9002001201
Online: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Per post: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag

In onze dienstverlening hebben we met meerdere partijen te maken. Opdrachtgevers, Leveranciers, Referenten en Websitegebruikers. De AVG heeft eveneens betrekking op onderstaande partijen.

OPDRACHTGEVERS:

Bent u een klant van Smart Flex, dan is het nodig dat we informatie over u of personen binnen uw organisatie verzamelen en gebruiken terwijl wij uw diensten verlenen zoals het vinden van kandidaten die bij u of uw organisatie passen en de eventuele afhandeling hiervan.
Wij gebruiken uw gegevens om ervoor te zorgen dat de contractueel overeengekomen afspraken tussen ons correct kunnen worden afgehandeld. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over het matchen van kandidaten waarvan wij denken dat zij bij uw organisatie passen.
Wij kunnen persoonsgegevens direct van u ontvangen: waar u bijvoorbeeld proactief contact met ons opneemt per telefoon of e-mail en wij zouden contact met u kunnen opnemen, bijvoorbeeld via de Business Development activiteiten van onze consultant of ook via telefoon of mail.
Wij achten het verzamelen van persoonsgegevens noodzakelijk en redelijk om recruitmentdiensten voor u te verzorgen. Wij houden dan ook contactgegevens bij, verslagen van onze gesprekken en geregistreerde vacatures en plaatsingen.

LEVERANCIERSGEGEVENS:

We hebben een kleine hoeveelheid informatie van onze leveranciers nodig om ervoor te zorgen dat de zaken soepel verlopen. We hebben contactgegevens nodig van contactpersonen voor bijvoorbeeld de financiële administratie of het bestelproces. Ook verzamelen wij betaalgegevens, zodat we u uiteraard kunnen betalen.
We verzamelen uw persoonsgegevens tijdens onze samenwerking met u.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de contractueel overeengekomen afspraken correct kunnen worden nagekomen.
Wij gebruiken persoonsgegevens van contactpersonen binnen uw organisatie voor het ontvangen van uw diensten als leverancier. Hiernaast bewaren wij ook uw financiële gegevens zodat wij u kunnen betalen voor uw diensten. Wij denken dat dit noodzakelijk is binnen de reikwijdte van onze gerechtvaardigde belangen als de ontvanger van uw diensten.

REFERENT:

We verzamelen uw gegevens uitsluitend wanneer een kandidaat of personeelslid uw naam opgeeft als referentiepersoon. Dit is een onderdeel van onze kwaliteitsgarantie.
We gebruiken de contactgegevens van referenten om onze kandidaten te helpen bij het vinden van een passende baan. Als wij hun details en kwalificaties kunnen verifiëren, kunnen wij ervoor zorgen dat zij goed gematcht worden aan potentiele werkgevers.

WEBSITEGEBRUIKERS:

We verzamelen een kleine hoeveelheid gegevens over onze websitegebruikers, die wij gebruiken om je ervaring met de website te verbeteren en onze diensten te beheren. Hieronder valt bijvoorbeeld informatie over de wijze waarop u onze website gebruikt, de frequentie waarmee u onze website bezoekt en de momenten waarop onze website het populairst is. Indien u meer informatie wilt hebben over de gegevens die wij verzamelen, verwijzen wij u graag naar onze cookieverklaring.

CONTACT OPNEMEN MET SMART FLEX
Voor vragen naar aanleiding van dit privacy statement kunt u zich wenden tot Smart Flex, te bereiken via onderstaande contactgegevens.

Smart Flex
Kasteelweg 51
3077 BN Rotterdam
010-2126285

De Data Protection Officer is te bereiken via telefoon: 010-2126285 of info@smart-flex.nl